REPUBLICA BOLIVARIANA
DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER
POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA
INSTITUTO
UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DE MARACAIBO
SUBDIRECCIÓN
ACADÉMICA
DIVISIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y DOCENCIA
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN
Docente:
Dr. Rafael Urbina
ORGANIZACIÓN Y SISTEMA
Evaluación al 100%
SEMANA
1 FECHA 23-11 UNIDAD I
Organización
- Definición
- Tipo
- Clasificación
SEMANA
2 FECHA 30-11 UNIDAD II
Organimetría
- Definición
- Tipos de estructuras organizativas
- Pautas para la elaboración de organigramas
SEMANA
3 FECHA 11-01 UNIDAD III
Normas. Políticas y
Procedimientos
- Definición
- Tipo
- Clasificación
SEMANA 4 FECHA 18-01 Evaluación UNIDAD I II y III
SEMANA
5 FECHA 25-01 UNIDAD IV
Normalización
- Normas ISO
- Formularios
- Definición
- Tipo
SEMANA
6 FECHA 01-02 UNIDAD V
Simplificación del trabajo
- Limite en proceso de trabajo
- Crecimiento y control de proceso
- Proceso
objetivo para mejorar
- Análisis de procesos y técnicas para simplificar
trabajo
SEMANA 7 FECHA 08-02 Evaluación UNIDAD IV y V
SEMANA
8 FECHA 15-02 UNIDAD VI
Diagramación
- Flujograma
- Tipos
- Modelos
actuales
SEMANA
9 FECHA 22-02 UNIDAD VII
Sistema de información
- Diseño y desarrollo de un sistema de información
- Implantación
de sistema de información
SEMANA 10 FECHA 01-03 Evaluación UNIDAD VI y VII
UNIDAD I
LAS ORGANIZACIONES Y SUS SISTEMAS
ORIGEN
El individuo
como tal no puede vivir aislado. La creación de las unidades de
Organización y Sistemas se vincula, métodos y organización del trabajo. La
evolución que ha seguido, como ciencia, emplean métodos reglamentados y fundamentados
en las enseñanzas cartesianas de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo
basado en no considerar nada como verdadero (“la duda sistemática”) a menos que
no sea reconocido como tal en toda evidencia. al establecimiento del proceso de
modernización administrativa que se inicia en 1965
ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
Ciencia que estudia
procesos administrativos y la estructura organizacional de un sistema.
Tiene a su cargo evaluar la
operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organización y Sistemas, Normas y
Procedimientos asi como Formularios e Instructivos implantados con miras a la
agilización y/o actualización de los procesos administrativos y operativos que así
lo requieran. Tiene como función principal planificar, supervisar, coordinar y
controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos.
SISTEMA
Es un conjunto de elementos
conectados entre si para realizar un fin o una meta.
ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA
La organización es un
subsistema del sistema administrativo, la función de la organización es coordinar
los esfuerzos de los individuos que componen la empresa de manera que se
entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente con los objetivos.
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
Es un
sistema utilizado para definir una jerarquía dentro de una organización.
Identifica cada puesto, su función y dónde se reporta dentro de la organización.
ORGANIZACIÓN
EN LA ADMINISTRACIÓN
Una organización es un sistema
diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. ... En otras palabras, una organización es un grupo
social formado por personas, tareas y administración, que interactúan
en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos, funcionan mediante normas
que han sido establecidas para el cumplimiento de los propósitos.
TIPO
Social:
Cooperativa
• Cooperativas
de Producción de Bienes y Servicios.
Organizaciones
socioproductivas
· Unidad Productiva Familiar
· Empresa de Propiedad Social Directa o Comunal
· Empresa de Propiedad Social Indirecta
· Empresa de Producción Social
· Empresa de Distribución Social
·
Empresa de Autogestión
Mercantil:
• Compañía anónima
• Unipersonal
CLASIFICACIÓN
Finalidad
• Con fines de lucro (empresas).
• Sin fines de lucro (ONG).
• Con fines administrativos,
representativos, de resolución o servicios (organismos gubernamentales).
Estructura
• Formal: cumple con las normas, obligaciones y
exigencias jurídicas con el estado
• Informal: Comprende aquellos aspectos del
sistema formal pero que surgen espontáneamente en las actividades e
interacciones de los participantes.
Tamaño
Dentro de las diferentes maneras de
clasificación se encuentran las de tamaño, ya sea por la producción, capital,
volumen de ventas y principalmente personal ocupado. La más común es la que se
basa en el número de empleados:
• Micro: 0-10
empleados (Industrial), 0-10
empleados (comercial), 0-10 empleados
(servicios).
• Pequeña: 11-50
empleados (Industrial), 11-30
empleados (comercial), 11-50
empleados (servicios).
• Mediana: 51-250
empleados (Industrial), 31-100
empleados (comercial), 51-100
empleados (servicios).
• Grande: 251
empleados en adelante (Industrial), 101
empleados en adelante (comercial), 101
empleados en adelante (servicios).
Propiedad
Esta clasificación depende del
propósito por el que fueron creadas, además por las su capital:
• Privadas: Estas empresas igualmente pueden ser:
1. Nacionales: Inversionistas nacionales.
2. Extranjeras
y transnacionales:
Los inversionistas son originarios de algún otro país y las utilidades que se generan
regresan a los países de origen.
3. Franquicias: Empresas que venden su marca o
manera de organización a otros inversionistas.
6. Maquiladoras: Crean bienes para diferentes
organizaciones de diversos propietarios que bridan la marca a un cierto
producto.
7. Familiares: Los principales socios o directivos
de la sociedad pertenecen a una familia.
• Públicas: El capital le pertenece al Estado y, principalmente su objetivo es
satisfacer necesidades de la sociedad o proporcionar servicios a una comunidad.
Dentro de éstas están las centralizadas
o descentralizadas, así como las mixtas.
Actividad económica
Dependiendo de su influencia
económica:
• Industriales:
Produce bienes mediante la extracción
o la transformación de materias primas. De éstas se puede hacer otra
clasificación en:
1. Extractivas: Explotación de recursos naturales,
sin importar si sean renovables o no renovables, por ejemplo las industrias
petroleras, mineras, agropecuarias, etc.
2. Manufactureras
o de transformación:
Se dedican a transformar las materias primas ya sea para crear bienes de
consumo (alimentos, calzado, etc.) o de producción (materiales, herramientas,
productos químicos, etc.).
• Comerciales:
Son las empresas que actúan como
intermediarias entre el productor y el consumidor. Su objetivo es la
compra-venta de productos ya fabricados y su distribución. Estas se clasifican
en:
1. Autoservicio: Empresas grandes que venden al
consumidor productos para el consumo. Por ejemplo los supermercados, almacenes o tiendas departamentales.
2. Comercializadoras: Se dedican a la venta y distribución
de productos de diferentes productores, ya sean nacionales o internacionales.
3. Minoristas: Se dedican a la venta del producto al
menudeo.
4. Mayoristas: Hacen grandes ventas a empresas
minoristas.
• Servicios:
La finalidad de las empresas de
servicios es brindar un servicio con o sin fines de lucro. Por ejemplo: salud, transporte, educación, etc.
UNIDAD II
ORGANIMETRIA
La
Organimetría es el conjunto de técnicas para representar las organizaciones y
sus relaciones formales, la organimetría cuenta con dos instrumentos
importantes: • El Organigrama: Representación gráfica de la estructura organizativa
de una organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos
casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones
jerárquicas y competenciales de vigor en la organización • El Flujograma:
Representaciones gráficas de los procesos en la que se muestran las diferentes
integraciones que cada uno de los procesos tienen con otros y las unidades
administrativas que involucran.
TIPOS
1. Por
Su Naturaleza:
·
Microadministrativos: Corresponden
a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar
alguna de las áreas que la conforman
·
Macroadministrativos: Involucran
a más de una organización.
·
Mesoadministrativos: Consideran
una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico.
Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención
utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en
el sector privado
2. Por
Su Finalidad:
· Informativo:
Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de
ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible
a personas no especializadas
· Formal: Se
define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o
formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su
aprobación.
Informal: Se
considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta
todavía con el instrumento escrito de su aprobación
3. Por
Su Ámbito:
· Generales: Contienen
información representativa de una organización hasta determinado nivel
jerárquico, según su magnitud y características
·
Específicos: Muestran en forma particular la
estructura de un área de la organización
4. Por
Su Contenido:
· Integrales: Son
representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una
organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia
· Funcionales: Incluyen
las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus
interrelaciones
·
De
puestos, plazas y unidades: Indican
las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o
necesarias para cada unidad consignada
5. Por
Su Presentación O Disposición Gráfica:
·
Verticales
·
Horizontales
·
Circulares y
·
Mixtos
PAUTAS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA
Lo primero que deben
hacer para elaborar su organigrama es evaluar a sus trabajadores, luego funciones,
jerarquías para crear los departamentos y establecer las líneas y símbolos de
distribución
UNIDAD III
NORMAS, POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTO
Se definen
que son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades
futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que de pensamiento, que detallan la forma
exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.
Las normas son patrones aceptables de
comportamiento para las personas dentro de un grupo.
Las políticas de la organización son guías
para orientar la acción, son lineamientos generales a observar en la toma de
decisiones, sobre algún problema que se repitan una y otra vez dentro de una
organización.
Un procedimiento,
en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar
una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil
identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que
persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan
más o menos eficiencia.
Los Manuales de procedimientos, son
documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la información básica
referente al funcionamiento de las unidades administrativas; Además facilitan
la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los
objetivos y el desarrollo de las funciones.
CLASIFICACIÓN
DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
·
Manual
de organización: es
un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemática,
información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes
históricos, misión, visión, objetivos, organización y funciones de una
dependencia o entidad.
·
Manual
de políticas: es el
contiene escritas en él las políticas establecidas por una institución, en este
documento se indican la forma de proceder y los límites dentro de los cuales
deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados
Institucionales.
·
Manual
de procedimientos y normas:
es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las
actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus
atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de
las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de
realizarse estas actividades.
·
Manual
para especialistas:
Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de
actividades u oficios.
·
Manual
del empleado:
Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se
incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y
que se les entrega en el momento de la incorporación.
·
Manual
de propósitos múltiples:
Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos
casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no
justifique su confección y mantenimiento.
UNIDAD IV
NORMAS ISO
La ISO (International Standarization
Organization) es la entidad internacional encargada de favorecer normas de fabricación, comercio y
comunicación en todo el mundo.
ISO 9000 es
un conjunto de normas sobre calidad y gestión de
calidad, establecidas por la Organización Internacional de
Normalización (ISO). Se pueden aplicar en cualquier tipo
de organización o actividad orientada a la producción de bienes o
servicios. Las normas recogen tanto el contenido mínimo como las guías y
herramientas específicas de implantación como los métodos de auditoría. ISO
9000 especifica la manera en que una organización opera sus estándares de
calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio.
Formularios. Puede considerarse también como un
instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar
y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. Cuando una
forma se completa pasa a ser un documento y, según el tipo de información y el
grado de dificultad para su llenado, puede acompañarse de un instructivo. En la
Administración Pública los formularios son modelos básicos de comunicación que,
con ligeras variantes, un interesado utilizar para reclamar, solicitar,
denunciar o como sustituto de algún impreso. También es útil para entregar
adjunta documentación o información a la Administración.
Manuales Administrativos: son documentos que sirven como medios
de forma ordenada y de comunicación y coordinación que permiten registrar y
transmitir en sistemática, información de una organización (antecedentes,
legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.).
Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el
mejor desempeño de sus tareas.
FAMILIAS DE NORMAS ISO
Existen
muchas normas ISO y, como hemos indicado, además de actualizarse,
periódicamente aparecen nuevas. Para una mayor clasificación e identificación
se agrupan por familias o series, cada una de ellas con una nomenclatura
específica. Las tres categorías fundamentales son:
·
Gestión de Calidad (serie ISO 9000)
·
Normas
enfocadas a homogeneizar los estándares de calidad de los productos o servicios
de las organizaciones públicas y privadas, independientemente de su tamaño o
actividad.
·
Gestión del medio ambiente (serie ISO 14000)
·
Suponen
un instrumento muy clarificador y eficaz para que las compañías puedan
organizar todas sus actividades dentro de unos parámetros de respeto al
entorno, cumpliendo con la legislación vigente y dando respuesta a un mayor
concienciación y exigencia de la sociedad.
·
Gestión de riesgos y seguridad (norma ISO 22000, OHSAS 18001, ISO
27001, ISO 22301 y otras)
·
Normas
y sistemas desarrollados con la finalidad de evitar o minimizar los distintos
riesgos relativos a las diferentes amenazas originadas por la actividad
empresarial.
·
Gestión de responsabilidad social (norma ISO 26000)
El
enfoque de estas normas es ayudar a la empresa a tener en todo momento un
comportamiento transparente y ético que forme parte indisoluble de su modelo
general de gestión.
POR INVESTIGAR
UNIDAD V
SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO
Limites en
procesos de trabajo
El
crecimiento y el control de proceso
El proceso
objetivo para mejorar
Análisis de
procesos
Técnicas para
simplificar el trabajo
UNIDAD VI
DIAGRAMACIÓN
Flujograma
Tipo
Modelos
actuales
UNIDAD VII
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Diseño y desarrollo de un sistema de información
Implantación de sistema de información
